LINE、LINE@、Facebookメッセンジャー、slack、Redmine、サイボーズとメール以外の伝達方法が近年増えております。
多くの方はLINEを使用していると思いますが、多くの企業では社内、社外の連絡をチャットに移行する動きが見られます。
今回はチャットツールならではのメリットとデメリットをご紹介します。
チャットツールの良いところ
チャットツール最大のメリットはなんといっても時間短縮！！
メールでは本題に入るまで挨拶文が必要になり、文章もどうしても硬くなってしまう。
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になります。〇〇です。
本日は〇〇〜〜で
内容
以上、どうぞよろしくお願いいたします。
1日の6時間の業務やりとりがチャットツールだと2.8時間に圧縮することができるようです。
複数人での共同作業のやりとりが円滑
メールでの複数人でのやり取りの場合ではCcやBccやメーリングリストが必要になってきます。
チャットツールの場合ですと関係のある人を選択し、チャットルームを作り引用や返信ができるので情報共有が素早くすることができます。
（イメージはLINEグループと同じです。）
セキュリティー面の強さ、打ち間違いの修正ができる
ビジネスメールで一番多いのは、誤送信による漏洩です。
システム的な漏洩より人間のうっかりミスが原因となります。
最近のチャットでは既読、メッセージの削除ができない事でトラブルの原因となっております。
ビジネスチャットではセキュリティーの強化（もちろん完璧ではない）と誤送信、文字間違いを修正できるのでうっかりミスを阻止することができます。
チャットツールのデメリット
- チャットでのやり取りになるのでフランクになってしまう。
- 緊急時の対応では不向き。
- 一般の方はLINE以外始めづらいなどがあります。
- 相手が見えないのでどのような人物か分からない。
ルールをしっかり決めることでチャットツールを使いやすくする
対応する日程と時間を設定する
チャットツールは気軽にどこでも見れるので、いつでも返信することはできますのが時間や日程を決めないとプライベートと仕事を切り離せません。
返信時間：平日 10時〜18時、土日祝はお休みとさせていただきます。
緊急時の対応:1時間以内に反応がほしい場合は電話するとツールを使い分けましょう。
このように社内または社外クライアントと設定しましょう。
目的ごとにグループ設定をする
案件別のグループ以外でも電話チャットというグループをつくり電話不在の場合に電話チャットに流すようにします。
入電テンプレート
発信者名： 〇〇さん
用件：
電話番号
タスク管理チャット、お問い合わせチャット、社員の雑談チャットなど色々作ってみましょう。
チャット内では怒らない！
これはセミナーで教えていただいたのですが、チャット内で喧嘩やクレームのやり取りをするとチャットツールを見たくなるようです。
気軽さ故に分かる気がします。。
社内ではチャットツールでなんでも対応するのではなく質問や情報提供はチャット、注意や怒るのは直接するようにしましょう。
ビジネスチャット人気No.1 ChatWork（チャットワーク）
- タスク管理機能がある
- ビデオ通話や音声通話でミーティングできる
- 国内の多くの会社が導入しており127,000社が使用している
- ファイルの送信が可能
- マルチデバイスに対応
LINE、LINE@との違い
LINEとの違いは既読がつかないということです。
LINE@では使用者の既読は付きませんが、顧客が多い場合ですと遅延が発生して同期がうまくいかないことがあります。
LINEを使用している方は90%以上いますが、プライベートと仕事を分けたい方はLINEとは違うツールを使用することをお勧めします。
Facebookメッセンジャーとの違い
facebookメッセンジャーでもグループ会話や電話通話もすることができます。
ですがFacebookは普段自分が投稿している記事を見られているので
どうしても仕事とプライベートを別けることが難しいです。
プライベートの連絡や電話番号をしらない人に連絡する時に便利です。
Slackとの違い
Slackはメールアドレス毎にグループを作るのでプライベートと切り離しチャットをすることができます。
他SNSとの連携が良く、お気に入りに追加したものをスラッグで保存する！など有名SNSとの組み合わせ次第で自由にカスタマイズすることが可能です。
ですが、、
インターフェイスが英語ですので初心者の方はどうしても使いにくいと思ってしまいます。
グループ作成毎でメールアドレスの追加をしないといけないので、細かいグループを多くつくる方には不向きです。
Redmineとの違い
プロジェクト管理に特化した管理ツールです。
チケットが発行できプロジェクトを円滑に進めていくことができます。
細かいやり取りやコミニュケーションとしては不向きですので、管理プロジェクトの時に使用してみてください。
まとめ
チャットツールといえどセキュリティーは完璧ではありません。
情報が漏れる場合もあるかもしれません。
チャットツールを使う側がマナーや情報が漏れないように気をつけましょう。
